Office Vorlagen mit ausblendbaren Bereichen

Vorbedrucktes Briefpapier erfreut sich weiterhin grosser Beliebtheit. Was geschieht aber, wenn beim Ausdruck die Office-Vorlage mit den vorbedruckten Bereichen des Briefpapiers kollidiert? Wir haben eine Lösung entwickelt, bei der sich gewisse Vorlagenbereiche mit einem Klick ausblenden lassen.

Projektbeschrieb

Ausgangslage

Der Kunde verfügt über ein vorbedrucktes Briefpapier, auf dem graphische und textliche Elemente der Word-Vorlage bereits vorhanden sind. Eigentlich könnte er in der Office-Vorlage auf diese Informationen verzichten, aber für die interne Abspeicherung sowie für den Export als PDF müsste der Vorlagenkopf ins Dokument eingebunden werden. Ein zweifaches Erstellen und Speichern des Dokumentes mit unterschiedlichen Vorlagen wäre zu umständlich und könnte zu doppeltem Datenbestand führen.

Umsetzung

Wir erstellen die Office-Vorlage wie gewohnt nach den Wünschen des Kunden. Zusätzlich programmieren wir eine Schaltfläche, die sich in die Symbolleiste von Word einfügt: Bei einem Klick darauf werden die auf dem Briefpapier bereits vorhanden Elemente aus-, bzw. eingeblendet. Die MitarbeiterInnen können auf diese Art und Weise schnell zwischen den beiden Ansichten hin- und herwechseln, ohne dass das Dokument in unterschiedlichen Versionen abgespeichert werden muss.

Kundenzufriedenheit

Das vorbedruckte Briefpapier lässt sich nun effizient einsetzen. Die Lösung besticht durch ihre Einfachheit und verhindert, dass Dokumente mehrfach erstellt und gespeichert werden.